Le nouveau règlement européen sur la protection des données à caractère personnel oblige les entreprises et les organisations qui manipulent quotidiennement ces types de données à revoir leur politique de sécurisation et de confidentialité. Les nouvelles obligations sont plutôt contraignantes mais utiles car elles visent à garantir le respect des droits et libertés des personnes concernées, qui sont ici les citoyens européens.
De plus, se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données n’est pas chose facile. Il faut mettre en place un vrai plan d’action. La CNIL, ou l’autorité de contrôle française propose le recours à un logiciel RGPD pour ce faire.
Les étapes de la mise en conformité
En vue de respecter les droits des personnes, la CNIL propose une démarche de conformité en quelques étapes :
- La désignation d’un pilote : c’est le délégué à la protection des données ou DPO (Data Protection Officer). C’est une étape obligatoire pour les organismes publics et les entreprises qui doivent faire un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle ou opérer des traitements de données sensibles.
- Faire une cartographie des traitements : il faut établir un registre des traitements pour s’assurer que ces derniers sont bien conformes avec le nouveau règlement.
- Une priorisation des actions à mener : cela dépend de la situation actuelle de la protection des données personnelles au sein de l’entreprise. Il faudra commencer par les traitements qui exposent le plus au risque de violation des droits des personnes.
- Faire une gestion des risques : une analyse d’impact s’impose si les traitements de données personnelles engendrent un risque élevé sur la protection de la vie privée.
- Organisation des processus internes
- Documentation de la conformité : elle permettra de démontrer plus facilement la conformité.
Les avantages du logiciel RGPD
Pour être en conformité avec le RGPD, il faut bien connaître la nature des données collectées, d’où l’importance de l’usage d’un RGPD logiciel. Cet outil offre plusieurs atouts, notamment pour le DPO car il peut ainsi contrôler plus facilement les opérations de traitements.
Réduire les risques considérablement
Plus les données traitées sont nombreuses, plus les cas de violation sont possibles, ce qui est particulièrement vrai pour les entreprises qui se servent d’internet pour collecter des informations utiles à leurs activités. Toutefois, le logiciel permettra de limiter les risques au maximum.
Impliquer toutes les personnes dans les processus de protection des données
Pour garantir la conformité avec la nouvelle réglementation, l’implication de tous les acteurs de l’entreprise est nécessaire, et non uniquement du DPO, des responsables de traitement et des sous-traitants. Il faut faire une sensibilisation sur les enjeux du RGPD. Pour pouvoir les exposer plus clairement, un RGPD logiciel sera utile.
Comment choisir un logiciel ?
Il existe différents types de logiciels RGPD. On peut citer par exemple le PIA RGPD qui est destiné à l’étude d’impact sur la vie privée ou encore le logiciel DPO. Pour faciliter les actions à mener, il est conseillé de choisir un logiciel ergonomique, c’est-à-dire qui possède une interface intuitive et qui est simple d’utilisation comme sur ce site. On reconnaît qu’un logiciel est ergonomique grâce au confort d’utilisation d’une part et à la facilité d’accès aux données de l’autre.
Il peut donc être utile d’essayer quelques logiciels avant de trouver le bon. Sinon, vous pouvez aussi vous fier aux résultats du test utilisateur. Par ailleurs, privilégiez les logiciels qui possèdent quelques fonctionnalités car c’est un moyen de s’assurer que toutes les étapes de mise en conformité soient respectées. Sinon, vous pouvez également opter pour les solutions SaaS ou Software as a Service, qui consistent en un abonnement mensuel et ne nécessitent donc pas d’être installées sur votre serveur.
